DokumentenManagement in SAP
smart.files vereinfacht das Dokumentenmanagement in SAP – schneller, übersichtlicher und ohne Medienbrüche.
Herausforderungen beim Dokumentenhandling in SAP
In Unternehmen sind Dokumente ein zentraler Bestandteil zahlreicher Prozesse wie bspw. Bestellungen, Vertrieb und Warenausgänge und kommen über Kanäle wie E-Mail, Vergabeportale oder Ticketsysteme.
Das Problem: Die Mitarbeiter suchen verzweifelt nach den richtigen Dokumenten, da diese verstreut auf verschiedenen Medien gespeichert werden, anstatt zentral im SAP-System – dort, wo sie im Prozesskontext am sinnvollsten nutzbar wären.
Zeitaufwändige Suche
Hoher Aufwand bei der
Informationssuche im
Geschäftsprozesskontext durch manuelle Ablageprozesse.
Fehleranfällige Prozesse
Inkonsistenzen und mangelnde
Transparenz durch fehlende
Integration und Automatisierung.
Dezentrale Ablage
Dokumente sind verstreut auf E-Mails, lokalen Laufwerken statt zentral im
SAP-System gespeichert.
Eine Investition in SMART.Files rechnet sich schnell
Smart.files ermöglicht ihnen die schnelle Ablage aller relevanten Daten an den richtigen Ort, dadurch erreichen sie:
- höhere Mitarbeiterzufriedenheit
- höhere Automatisierung
- Prozessgeschwindigkeit
- mehr Zeit für relevante Aufgaben
smart.files
Umfassende Funktionalitäten
Einfache Ablage
Dokumente und Bilder werden einfach den entsprechenden SAP-Objekten per Drag & Drop zugeordnet und in einer klar strukturierten Ordneransicht abgelegt
Intelligente Funktionen
Durch die integrierte Vorschau für PDFs und Bilder lassen sich relevante Informationen auf einen Blick erfassen. So wird der Zugriff auf wichtige Daten deutlich vereinfacht und Arbeitsprozesse effizienter gestaltet
Intuitive Bedienung
Benutzerfreundliche Oberfläche ohne umfangreiche SAP-Kenntnisse für alle Mitarbeiter zugänglich
Automatisierung
Nahtlose Outlook-Integration und automatisierte
Ablageprozesse reduzieren manuellen Aufwand erheblich
Outlookintegration
Einfache Einbindung von smart.files in Outlook als Web Add-In
Vorlagenfunktion
Automatisierte Erstellung von Emails und Dokumenten mit SAP Live-Daten
Messbare Erfolge nach
der Implementierung
80%
Zeitersparnis
Dokumentenablage durchschnittlich 80% schneller als herkömmliche SAP-Standard-Methoden
100%
Amortisation
Schnelle Refinanzierung durch höhere
Prozessgeschwindigkeit und Effizienzsteigerung
Preise
Transparente Preise, Spürbarer Nutzen
Die Lizenzierung von smart.files erfolgt nutzerbasiert: Abgerechnet wird auf Basis der Anzahl der User im jeweiligen SAP-Mandanten – wahlweise monatlich, quartalsweise oder jährlich.
bis 10 User
380 € pro Monat
bis 50 User
800 € pro Monat
bis 100 User
1200 € pro Monat
Technische Anforderungen
Flexible Systemintegration
smart.files ist eine Fiori-App, die flexibel in den Systemumgebungen SAP ERP und SAP S/4HANA (on-premise oder private Cloud) eingesetzt wird
Sichere und zentrale Dokumentenablage
Alle Dokumente werden zentral im bestehenden SAP-Archiv (via ArchiveLink) gespeichert – sicher und revisionskonform
Standortübergreifender Zugriff
Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ist problemlos möglich, auch über mehrere Standorte hinweg
Zugriffskontrolle und Berechtigungen
Nur autorisierte SAP-Benutzer erhalten Zugriff auf die smart.files-Funktionen. Die Zugriffskontrolle erfolgt über das bestehende SAP-Berechtigungskonzept
Keine zusätzlichen Speichersysteme
Es wird ausschließlich die bestehende SAP-Plattform genutzt – separate Speicherlösungen sind nicht erforderlich
Einfache Outlook-Integration
Das Web-Add-In für Outlook wird zentral über den Exchange-Server per Manifest-Datei bereitgestellt. Eine separate Client-Installation ist nicht notwendig
